Quando se trabalha por conta própria e com total liberdade de horários, ao contrário do que parece, ser-se produtivo pode ser um desafio. Muitos são os que adotam a técnica Pomodoro para uma efetiva gestão de tempo e aumento da produtividade conseguindo excelentes resultados.

Porque sabemos que o teu tempo é dinheiro, explicamos-te tudo o que precisas saber sobre a Técnica Pomodoro. Nesse sentido, fica a conhecer o conceito, como usar esta técnica de sucesso e quais os benefícios que podes alcançar.

Hoje começamos com uma aula de idiomas. Sabias que Pomodoro significa tomate em italiano? Tens alguma ideia do tempo que desperdiças diariamente enquanto trabalhas?

Espera, mas o que tem um tomate a ver com gestão de tempo? E se eu te dissesse que existe um método simples e que tem tudo a ver com um tomate, que te pode ajudar a gerir melhor o teu tempo?

Muitos freelancers trabalham por horas ou com prazos apertados e para eles usar um software que permite registar tempos é de extrema utilidade e, por vezes, até obrigatório.

Mesmo que não seja o teu caso, a verdade é que ao fazê-lo consegues ter uma visão profunda de como estás a gastar o teu tempo e ficarias surpreendido com o tempo efetivo em que foste realmente produtivo.

Principalmente quando trabalhas ao computador, estás sujeito a variadas tentações ou distrações, sejam elas emails que chegam, dar uma espreitadela rápida no telemóvel, navegar nas redes sociais, ver as notícias do dia, ir buscar mais um café, fazer múltiplas tarefas ao mesmo tempo, etc.

Porém, registares o teu tempo por si só não te vai ajudar a melhorar a tua produtividade, mas sim acabar por gerar frustração e desmoralizar-te enquanto freelancer.

O que precisas é de uma estratégia e metodologia eficazes para seres mais produtivo e concluíres as tuas tarefas com total controlo e dentro do prazo. Apresento-te a fantástica técnica Pomodoro!

As origens da Técnica Pomodoro

Reza a história de que tudo começou nos anos 80, com um italiano chamado Francesco Cirillo e um timer de cozinha. Francesco era estudante universitário e estava sem motivação para estudar.

Frustrado, decidiu começar a cronometrar o seu tempo com um simples cronómetro em forma de tomate (eis o Pomodoro), um papel e um lápis. O resultado?

Milhões de estudantes e profissionais em todo o mundo aplicam a sua técnica para gerir eficazmente o tempo.

Como funciona a Técnica Pomodoro

Como funciona a Técnica Pomodoro

Em primeiro lugar, começa por organizar as tuas tarefas.

Com o intuito de organizar as tuas tarefas, cria uma lista com tudo o que tens de fazer considerando prioridades, prazos de entrega/conclusão e estima por alto quanto tempo tardarão.

Para além das tarefas profissionais, deves incluir tarefas pessoais tais como ler emails, marcar presença nas redes sociais, etc., mas lembra-te do que é prioritário!

Em seguida, a filosofia da técnica Pomodoro é simples: dividir o teu trabalho em pequenos blocos de tempo (chamados Pomodoros) onde cada bloco é usado para realizar uma tarefa de cada vez.

Trabalhas 25 minutos, relaxas 5 minutos.

Depois, pões mãos à obra para mais 25 minutos e assim sucessivamente. Quando completas quatro Pomodoros, ganhas uma pausa de 15-20 minutos!

Porquê 25 minutos? Se te propusesse que nos próximos 60 minutos te sentasses para fazer algo sem parar, provavelmente não irias sorrir desse lado.

Mas com 25 minutos pensas “Ok, manter a minha concentração por 25 minutos é fazível, não é muito tempo”. Exatamente! 25 minutos é um espaço de tempo reduzido, o que te vai estimular e motivar a realizar determinada tarefa, afinal de contas, são só 25 minutos!

O conceito de usar blocos de 25 minutos serve o propósito de auxiliar aqueles que mais lutam com a falta de produtividade ou dificuldade para se concentrarem.

Contudo, nada te impede que, ao longo do tempo, possas preferir definir blocos de 50 ou 60 minutos com pausas de 20 minutos, ou 45 minutos com pausas de 10-15 minutos.

O importante é que cries uma rotina de trabalho-pausa pois é esta rotina que vai fazer com que mantenhas o foco da forma mais eficiente possível.

Se estás a iniciar-te no Pomodoro, começa com blocos de 25 minutos e vai ajustando conforme o teu ritmo de trabalho.

Como podes cronometrar o teu tempo

Como podes cronometrar o teu tempo

Em primeiro lugar, podes aderir à pura “religião” Pomodoro e adquirir um timer de cozinha em forma de tomate ou usar qualquer outro que já possuas.

Mas se trabalhas ao computador ou perto do telemóvel (o que muito provavelmente será o caso), podes usar um dos muitos softwares Pomodoro. A vantagem é que esses aplicativos fazem tudo por ti e assim podes fazer os teus blocos Pomodoro onde quer que estejas.

Tens várias opções disponíveis:

Vantagens e Resultados da Técnica Pomodoro

É um facto que esta técnica poderá não servir para todos os freelancers.

Afinal, se geres bem o teu tempo não precisas de trabalhar por blocos de tempo. Por outro lado, se tens reuniões frequentes ou interrupções que não podes controlar, seguir esta metodologia pode ser inútil.

Contudo, se realmente passas muito tempo por tua conta e tens uma lista de tarefas a concluir, aqui tens alguns dos benefícios do Pomodoro. É uma técnica perfeita para quem tem dificuldades com produtividade e procrastinação porque:

  1. Melhora o teu foco mental
  2. Estimula a tua capacidade de concentração
  3. Reduz dramaticamente os “ladrões de tempo”
  4. Permite-te analisar o teu tempo e duração das tuas tarefas
  5. Vais conseguir mais facilidade estimar o tempo para cada tarefa e prazos para os teus projetos
  6. Taxa de sucesso elevada
  7. Maior motivação e sentimento de realização pelo trabalho que conseguiste concluir
  8. Diminuição de ansiedade
  9. Ajuda-te a criar uma rotina divertida e dinâmica
  10. Estimula a tua criatividade e memória
  11. Aumenta a tua noção de responsabilidade
  12. Menor desconforto físico graças às pausas frequentes

Deixa a Magia do Tomate Acontecer

Vantagens e Resultados da Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro por si só não faz milagres, ok? Mas o que é que isto significa? Que tens de levar a sua metodologia a sério, ou seja:

  • executar apenas uma tarefa por Pomodoro,
  • não te deixares levar por qualquer distração e
  • cumprir religiosamente os tempos definidos, nem mais, nem menos.

Claro que se estás numa reunião com um cliente não lhe vais dizer que terminaram os seus 25 minutos, mas quando estás a executar tarefas por tua conta, é importante que cumpras os passos para alcançar um rendimento perfeito. Surpreendentemente, ver que em poucos dias a tua produtividade pode triplicar se seguires as regras.

Evita…

  • Uma mesa de trabalho caótica e cheia de tralhas: isto são distrações!
  • Notificações de email, WhatsApp e redes sociais durante os blocos Pomodoro
  • Ruído (se necessário coloca tampões nos ouvidos ou ouve música, desde que esta não te distraia)
  • Não respeitar as pausas. Mesmo que estejas num puro estado de concentração, as pausas são muito importantes e devem ser respeitadas. Vão ajudar-te a manter a produtividade e a ter um olhar atento ao que vais fazendo.

Perguntas Frequentes

E se eu interromper o ciclo Pomodoro?
Ignora esse bloco e começa de novo.

Só me falta só um bocadinho para acabar a tarefa e os 25 minutos acabaram!
Pára, relaxa e acaba a tarefa no bloco seguinte.

Acabei a tarefa antes de terminar o tempo. E agora?
Excelente, marca a tarefa como concluída e passa à próxima tarefa da tua lista.

E se me apetecer ver outra tarefa durante a pausa?
Não! Os intervalos são religiosos. Assim, aproveita para ir apanhar sol, ouvir os passarinhos, faz alongamentos ou bebe um chá!

Conclusão

Rapidamente vais perceber que com a técnica Pomodoro tens tempo para tudo e nada fica por fazer.

Uma das razões que te levou a trabalhar por conta própria foi a liberdade de elegeres os teus horários e teres tempo para fazer as coisas que gostas? Nesse sentido, a técnica Pomodoro vai ajudar-te a recuperar esse tempo.

Porquê gastares 8 horas de trabalho quando podes fazê-lo em metade do tempo?

Em suma, acaba de vez com a procrastinação e revoluciona o teu tempo com a técnica Pomodoro!