Falar de produtividade e de organização é indispensável quando falamos em trabalhar remotamente. A par de todas as vantagens que o trabalho remoto traz, também existem barreiras. Duas das maiores são a procrastinação e a falta de organização.
Quando se trabalha numa empresa ou num emprego onde a organização das tarefas profissionais não depende única e exclusivamente de nós, estas questões não se colocam com tanta frequência.
Se ao trabalhares a partir de casa sentes que a tua produtividade podia ser bem maior, aplica as seguintes técnicas e derrota de vez a procrastinação do teu quotidiano.
Eat the frog: a técnica que funciona
Calma, não te estamos a incentivar a comer sapos ou a querer implementar um novo regime alimentar. A expressão “eat the frog” é associada à produtividade e já vais perceber porquê.
Mark Twain escreveu uma frase que se tornou quase que um mantra no combate da procrastinação:
Em português, esta frase pode ser traduzida por “come um sapo vivo logo pela manhã e nada pior irá acontecer no resto do teu dia”.
Quem a popularizou e relacionou de forma direta com o tema da produtividade foi Brian Tracy no livro “Eat That Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating”.
- Versão em inglês: Amazon | Wook
O que este autor defende é que a tarefa mais complicada e mais difícil (ou seja, o “sapo vivo”) deve ser feito logo como primeira tarefa do teu dia de trabalho.
Esta técnica resulta e por uma razão muito simples: se fizeres logo a tua tarefa mais difícil e/ou importante logo pela manhã, dificilmente vais procrastinar. Sabes que tens todo o dia para a fazer e que quanto mais rápido e melhor a fizeres, mais tempo livre tens.
Se deixares “o teu sapo vivo” para o final da tarde ou para a noite, o mais provável é que andes à volta do problema e o deixes para amanhã.
Portanto, primeira dica para aumentar a tua produtividade: começa o teu dia de trabalho pela tua tarefa mais difícil; vais ver que isso te motiva a trabalhar e a manteres-te ativo.
Organiza-te: sabe sempre o que tens para fazer a cada dia
Para começares a trabalhar na tua maior tarefa do dia, precisas de saber qual é. Começa por adquirir um hábito que é todos os dias ou semanalmente, fazeres uma lista das tuas tarefas diárias.
- Se és freelancer e tens um projeto em mãos faz o calendário regressivo. Pega na deadline (data limite de entrega) e distribui nos dias antes todas as fases que tens que realizar.
- Se és produtor de conteúdo, faz um calendário editorial para teres um planeamento visual dos conteúdos que queres publicar. O CoSchedule é uma ferramenta essencial que podes usar para organizar o teu blog ou site. Depois de fixar a data de publicação, fixa uma data para escreveres e preparares o conteúdo.
- Se estás a criar um produto digital como um ebook, um curso ou um workshop, faz um planeamento de todas as fases de desenvolvimento do produto. Tal como um freelancer, faz a distribuição de todas essas fases por dias.
Teres uma lista de tarefas a fazer a cada dia permite-te aumentar e muito a produtividade do teu dia.
Nenhuma tarefa ficará esquecida, todos os teus projetos e trabalhos estarão prontos na data limite de entrega ou publicação. Também terás bem mais tempo livre no final do teu dia de trabalho.
Multitasking, um dos inimigos número 1 da produtividade
Tentamos sempre fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Achamos que somos capaz e…até somos.
No entanto, está mais do que provado que o multitasking em situação de trabalho é um inimigo para uma melhor e maior produtividade.
Concentra-te e foca-te numa só tarefa.
Uma técnica para te facilitar esse foco é usares a técnica Pomodoro. Esta técnica consiste em que durante um determinado período de tempo (normalmente 25 minutos) estejas concentrado e a realizar uma só tarefa.
Focares-te só na escrita de um conteúdo, na criação de um orçamento, numa tarefa de design ou na leitura daquele ebook, permite que essa tarefa seja feita com maior qualidade e concentração.
Finaliza cada tarefa e recompensa-te por isso
“Não deixes para amanhã o que podes fazer hoje”. Se fizeres uma lista de tarefas e se conseguires organizar por ordem de prioridade, vais conseguir realizá-las.
Se de um dia para o outro fores obrigado a deixar alguma tarefa, assegura-te que uma das primeiras coisas que fazes no dia seguinte é continuar e acabar a tarefa iniciada no dia anterior.
Finaliza cada tarefa que te comprometeste a fazer e no final recompensa-te por isso. Afinal, conseguiste chegar ao fim do dia mais rapidamente, com tudo feito e ainda com tempo para aproveitar!
