Como aumentar a minha produtividade com o Productivity Planner

Como aumentar a minha produtividade com o Productivity Planner

Investi muito do meu tempo enquanto trabalhadora remota a pesquisar formas de como aumentar a minha produtividade.

E o que aconteceu é que passava tantas mas tantas horas em sites e a ver vídeos diferentes sobre o assunto, que acabava por não produzir nada nesse tempo e terminar com a cabeça cheia de ferramentas e estratégias que acabava por nunca utilizar.

Até que descobri o Productivity Planner.

O que é o Productivity Planner?

O Productivity Planner é uma ferramenta é uma ferramenta que responde à dúvida de como aumentar a minha produtividade (e a de todos). Ajuda a combater a procrastinação e a aumentar assim a produtividade.

Foi criado pelo jovem casal de sucesso Mimi e Alex Ikonn, eles mesmos jovens empreendedores a trabalhar de forma remota.

Vivendo diariamente o desafio que é produzir de forma consistente quando se trabalha a partir de casa ou de qualquer parte do mundo, decidiram criar uma ferramenta que fosse não só útil para eles mas que fosse igualmente útil para outros jovens empreendedores.

Para construírem a ferramenta, eles fizeram uma enorme pesquisa sobre as estratégias e ferramentas que melhor respondem à dúvida que tinham de como aumentar a minha produtividade?

Compactaram todas as ferramentas e soluções que encontraram de uma forma simples e eficaz num pequeno livro (tipo agenda de bolso) a que chamaram de Productivity Planner.

Como aumentar a minha produtividade?

A ferramenta tem o custo de 24,95 USD mas o jovem casal, com uma brilhante mentalidade de partilha, colocaram à nossa disposição um vídeo explicando como utilizar a ferramenta, mas também uma versão demo em PDF que podes obter gratuitamente aqui.

Em constante modo económico, decidi pegar nos princípios em que se baseia esta ferramenta utilizando para isso a minha própria agenda.

Neste artigo, partilho contigo as minhas dicas de como aumentar a minha produtividade, de forma a que tu possas, sem mais pesquisas ou tempo perdido, começar hoje mesmo a melhorar também a tua produtividade.

Como aumentar a minha produtividade

A ferramenta baseia-se no conceito de Pomodoros. Um pomodoro é um período de tempo de 25 minutos. Trabalharás em cada tarefa por períodos de 25’, intercalados com um período de 5’ de pausa.

Para gerir o tempo, podes utilizar o Tomato Timer, uma ferramenta online e gratuita que te alerta assim que os 25 minutos passaram e é hora de fazeres um break.

Durante os 25 minutos, só podes trabalhar numa única e só tarefa (foco, foco, foco).

Deves organizar diariamente a tua agenda da seguinte forma – isso é algo essencial que faço para conseguir e saber como aumentar a minha produtividade:

  • Definir a tarefa (apenas uma) mais importante do dia
    Trata-se daquela tarefa que, se a realizares, te trará um sentimento de “dever cumprido”.
    Para essa tarefa, vais planear quanto tempo (= quanto períodos de 25’) necessitarás para a realizares (e anotas, por exemplo, “2” para 2 períodos de 25’).
  • Definir 2 tarefas secundárias
    Também aqui, para cada uma delas, colocas o número de períodos de 25’ de que precisarás para as realizar.
  • Definir 2 tarefas adicionais
    Tratam-se daquelas tarefas cuja não realização, não terá grande impacto no sucesso do teu projeto. Também aqui deves definir o número de pomodoros que precisarás para as realizar.

Não deves nunca passar à tarefa seguinte antes de teres terminado a tarefa anterior.

Tarefa é diferente de projeto

Ao definires a tarefa, lembra-te que ela deve tratar-se disso mesmo, de uma tarefa e não de um projeto.

Eu, por exemplo, cheguei a cometer o erro de definir como tarefa “Escrever o meu livro”. Como se trata de um projeto, eu nunca passava à tarefa seguinte. “Escrever o meu livro” necessita de muitas horas de trabalho!

Quando comecei a saber como aumentar a minha produtividade, comecei então a definir a tarefa de outra forma: “Escrever 3 páginas do meu livro”.

Quando terminas a tarefa, colocas à frente da mesma o número real de pomodoros de que necessitaste para a realizar (acontece que por vezes pensas precisar de mais tempo do que na realidade precisas; outras vezes, acontece exatamente o oposto.

O objetivo, com isto, é o de teres cada vez uma noção mais real do tempo que precisas para concluir determinada tarefa).

Analisa o teu dia

No final do dia, deves classificar a tua produtividade numa escala de 1 a 10. Deves também notar o que te leva a dar tal classificação.

O objetivo aqui é teres consciência de como poderás, no dia seguinte, aumentar o score da tua produtividade.

Esta foi a única ferramenta e técnica que funcionou para mim até hoje. É mesmo aquilo que faço para responder à questão de como aumentar a minha produtividade. A partir do momento em que a comecei a utilizar, não senti mais necessidade de pesquisar por mais alguma estratégia de produtividade.

Para além disso, ela é simples, descomplicada, lógica e rápida de utilizar. Existem ferramentas que nos fazem perder mais tempo a planear do que a fazer! Ah, e também é gratuita.

Tens dúvidas? Nada como experimentares a ferramenta! Segue também o trabalho do fabuloso casal que está por detrás desta ferramenta. Eles são uma prova viva de que o Productivity Planner funciona mesmo!

Escrito por

Sofia de Assunção

Sofia de Assunção é Coach de Orientação Vocacional e Transformação Profissional. A sua missão passa por, através de atendimentos individuais, ajudar pessoas insatisfeitas com as suas vidas profissionais a encontrarem o seu caminho para a realização e satisfação profissional.

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Marta Chan

Hmmm tenho de experimentar! Os 25 minutos é que me parecem pouco, por mim era mais uma hora a trabalhar e tirar dez minutos. Penso que dê para adaptar!

Sofia gostei muito do post, bastante informativo!

Sofia de Assunçao (Coach)
Sofia de Assunçao (Coach)

Olá Marta, muito obrigada pelo comentário. A técnica dos “pomodoros” baseia na ideia de que o processo de trabalho dividido em blocos melhoram a agilidade do cérebro e o foco. Cirillo (o inventor da técnica) fez diversas pesquisas e chegou ao período de 25 minutos como sendo o tempo ideal para esses blocos de trabalho. Inicialmente também achava que 25′ era pouco mas como naqueles 25′ não é suposto fazer-se mais nada para além daquela tarefa, esses 25′ acabam por ser altamente produtivos e focados. Mas também sou da opinião que devemos tirar o melhor de cada técnica de produtividade… Read more »